WBSの作り方と注意点〜現役PMが説明「Excelテンプレート付き」




WBSの書き方と注意点〜Excelテンプレート付き

プロジェクトの開始前には、必ずWBSを作成していることだろう。

WBSを作成することで、成果物(構築するシステム)に必要な作業が明確になり、その結果、工数把握やスケジュール作成ができるのだ。

当然ながら、WBSの精度はプロジェクトの運命を大きく左右する。

作業の漏れが多ければ、想定外の作業が発生し、コストオーバーやスケジュール遅延につながるからだ。

 

ここでは現役プロジェクトマネージャのノウハウとして、正しいWBSの作り方と注意点を説明する。

WBSの精度を上げることができれば、プロジェクトが成功する可能性を大きく上げることができるだろう。

記事の途中には、Excelのテンプレートも用意しているので、ぜひ活用してほしい。

WBSとは

WBSとは、プロジェクトの作業を分解して構造化する手法のこと。

下記の英単語の頭文字を取ってWBSと呼ばれる。

・Work(作業)
・Breakdown(分解)
・Structure(構造化)

プロジェクトは何らかの成果物のために作られることから、プロジェクトの作業も成果物を紐付けて考える。

WBSのサンプル

WBSの目的

WBSの目的は、プロジェクトの最終的な成果物(構築するシステム)を作るまでの作業を明確にすることだ。

加えて、WBS作成によって下記のメリットがある。

・作業の漏れや重複がなくなる
・作業の優先順位を明確にできる
・作業を分担しやすくなる
・所要時間を見積り、スケジュールを作成できる
・関係者と作業範囲の認識を合わせることができる
など

WBSはプロジェクトを管理する上で欠かすことのできない手法となっている。

顧客のシステム部門に、WBSを提出する場合もあるだろう。

このため、多くの企業では新入社員研修でWBSの作成を学ぶはずだ。

WBSの作り方

WBSの作り方を説明しよう。

WBSは一般的に下記の順番で作成される。

WBSの作り方
①成果物を明確にする
②成果物に必要な作業を洗い出す
③作業を構造化する

ここからはシステム構築を例に、WBSの作り方を説明していく。

①成果物を明確にする

WBSを作成する前に、自分たちが最終的に何を作ろうとしているのかを明確にする必要がある。

当然ながら、作るものが変わると必要な作業も変わるからだ。

具体的に言うと、機能要件と非機能要件の2つを明確にしなければならない。

機能要件
画面・帳票・バッチ処理など、顧客が求める機能のこと。

非機能要件
機能面以外に顧客が求める要件のこと。
例えば、
 ・24時間システムを利用可能であること
 ・ユーザー操作ログを1週間分保管すること
 ・ブラウザは○○に対応すること

②成果物に必要な作業を洗い出す

成果物が決まれば、次に成果物を作成するために必要な作業を洗い出す。

画面・帳票・バッチの機能1つ1つに対しての作業を洗い出す。

機能毎に作業を洗い出した例
・顧客情報管理画面
 ・画面設計
 ・画面処理設計
 ・データベース設計
 ・画面製作
 ・データベース構築
 ・プログラム製作
 ・テスト

・案件管理画面
 ・画面設計
 ・画面処理設計
 ・帳票設計
 ・データベース設計
 ・画面製作
 ・帳票製作
 ・データベース構築
 ・プログラム製作
 ・テスト

画面系機能は同じような作業が並ぶことになるが、画面にPDFを作成するような機能があると”帳票製作”の作業がプラスされる。

③作業を構造化する

そして最後に洗い出した作業を構造化する。

と言っても難しい話ではない。システム構築の流れに合わせて分類をすればいいのだ。

ここで必要だと気付いた作業も追加して構わない。

作業を構造化した例
基本設計
 画面設計
  画面レイアウト
   顧客情報管理画面
   案件管理画面
  画面処理設計
   顧客情報管理画面
   案件管理画面
 帳票設計
  案件管理一覧表
 データベース設計

詳細設計
 画面処理仕様
  顧客情報管理画面
  案件管理画面
 帳票処理仕様
  案件管理一覧表
 開発環境準備

製作
 画面製作
  顧客情報管理画面
  案件管理画面
 帳票製作
  案件管理一覧表
 プログラム製作
  顧客情報管理画面
  案件管理画面
  案件管理一覧表
テスト
 顧客情報管理画面
 案件管理画面
 案件管理一覧表

このようにプロジェクトの工程別に作業を分けることが多いだろう。

作業の漏れを無くすという意味では、システム開発の工程、各工程での作業はだいたい決まっているので、そのテンプレートに当てはめた方が早く作業ができるだろう。

ちなみに。
各工程でやるべきことはだいたい決まっているが、作業の呼び方は会社や部署によって違う場合があるので注意してほしい。

作業の洗い出しや構造化ができれば、WBSとしては完成だ。

後は、必要に応じて各作業の工数を見積もったり、スケジュールを引いたりすればいい。

Excelテンプレート

WBSの作り方に悩んでいる方のために、Excelテンプレートを用意した。

無料でダウンロードできるので、ぜひ参考にしてほしい。

基本設計〜本番移行までの基本的な成果物とタスクを書いているので、プロジェクトの特性に応じてカスタマイズしてもらえればと思う。

>> WBSのExcelテンプレートをダウンロードする

WBSの注意点

WBSの注意点をいくつか紹介する。

作業を洗い出す際の注意点

よくある作業を洗い出す際の間違いは、『○○○画面の設計』とだけ書いてアウトプットが明確になっていないケース。

何をアウトプットするのかを書いていないと、プロジェクトマネージャと個々のエンジニアとの認識がずれてしまう。

・画面遷移図
・画面レイアウト
・画面機能仕様
・画面入力チェック仕様
など

上記のように画面を検討するといってもアウトプットは様々だ。

洗い出した作業のアウトプットが明確で、そのアウトプットに必要な工数が見積れる程度には書き出すようにしよう。

 

工数を見積る際の注意点

作業の工数を見積もったところ5日ぐらいかかりそうな作業があったとしよう。

手戻りのリスクを考えて、+1の6日で作業工数を書いておく…

実際の現場でもこのように作業工数を見積もるケースは多いと思う。

 

しかし、このような作業見積りは、進捗遅延やコストオーバーの原因となるので辞めた方がいい。

なぜなら、夏休みの宿題と同じで、人間は工数やスケジュールに余裕があるとサボってしまうからだ。

バッファはプロジェクト全体で確保しておき、問題が発生したときに、確保していたバッファを消費する。

CCPM

このようなプロジェクト管理手法を、CCPM(Critical Chain Project Management)と呼ぶ。

ぜひ覚えておいてほしい。

 

Webツールを利用する際の注意点

近年では、スケジュール管理のWebツールが数多く提供されている。

ガントチャートの自動作成や、メール通知、スマホでも閲覧可能…など、Webツールならではのメリットも多い。

 

しかしながら、多くの企業は、WBSをExcelで作成し、その後のスケジュールもExcelで管理している。

これは技術が遅れているという理由もあるかもしれないが、それ以上にセキュリティの懸念があるからだ。

自社システムの構築プロジェクトならともかく、顧客のシステム構築プロジェクトで顧客情報が漏洩してしまうと大問題になってしまう。

利用する際は、上位者に相談をしよう。

 

よくある質問

WBS作成にあたって後輩から多い質問を紹介しよう。

WBSはガントチャートを含んでいるの?

回答:WBSにスケジュールは含まない。

しかし、実際の現場では、『WBS = スケジュール管理資料』の認識になってしまっているので、

「WBSを作成して下さい」

と依頼された場合は、スケジュール作成まで含まれていると思った方がいいだろう。

 

WBSはプロジェクトマネージャが作成すべき?

回答:知識・経験のある人(有識者)に依頼しよう

WBSの作成はプロジェクトマネージャの仕事だと思っている人がいるが、それは間違っている。

成果物の作成に必要な作業は、当然ながら知識や経験がなければ洗い出すことはできない。

プロジェクトマネージャだけで作業を洗い出せるのなら問題ないが、どうしても自分の知識や経験には限界がある。

そのため、有識者にWBSを作ってもらう方が効率がいいし、漏れも少ない。

 

ただ、有識者に任せて何もチェックしないと、工数にバッファが積まれすぎて、コストオーバーになってしまうことが多い。

そのため、作業1つ1つの内容を有識者から確認して、記載された工数が妥当なものか精査した方がいいだろう。

下記の記事も参考になるはずだ。

プロジェクトマネージャの仕事

プロジェクトマネージャの仕事内容とは?現役PMがざっくりと説明

2018年8月9日

 

有識者がおらず、作業の洗い出しができません

回答:プロジェクトの企画段階で試作品を作成して、必要な作業を把握しよう

有識者が同じ職場にいれば問題ないのだが、誰も知らなければプロジェクトが抱えるリスクは大きくなってしまう。

プロジェクトには多少なりとも未経験の作業が含まれるのだが、未経験の範囲が広くなると致命的な問題が発生する可能性がある。

 

このようなリスクの対策として、プロジェクトの企画段階で試作品を作成するようにしよう。

試作品で必要な作業を少しでも把握することができれば、プロジェクトのリスクは減少するはずだ。

まとめ

WBSの作り方と注意点を説明してきた。

WBSの作り方

①成果物を明確にする
②成果物に必要な作業を洗い出す
③作業を構造化する

WBSの注意点
・作業のアウトプットを明確にする
・プロジェクト全体でバッファを管理する
・Webツールは便利だが、セキュリティの懸念がある

 

プロジェクトマネージャをするのならば、WBSの作り方は絶対に知っておかなければならない。

作業の漏れが多ければ多いほど、プロジェクトが失敗する可能性は高くなる。

 

しかしながら、必要な作業を100%洗い出すことは不可能だろう。

できることは、作業の漏れをいかに少なくし、作業の漏れがあったときにプロジェクトへの影響を小さくすることぐらいだ。

作業の漏れは有識者に確認することで少なくできるだろう。

作業の漏れがあることを前提に、プロジェクト全体でバッファを管理しておけば、多少の作業漏れは吸収することができるだろう。

 

このような対応こそがプロジェクトマネージャの仕事だ。

いかにプロジェクトのリスクを下げ、成功確率を上げるか。

あなたのプロジェクトの参考になれば幸いだ。






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